We digitaliseren onze processen van kop tot staart

19 jun 2019

1012

Leestijd 3 minuten

Daniël Ahlers

We digitaliseren onze processen van kop tot staart

‘Ons bedrijf groeit. We krijgen nieuwe klanten, met meer deelnemers en werkgevers. Meer werk dus. Onze werkprocessen groeien mee, moeten efficiënter worden. We digitaliseren steeds meer van die processen, van kop tot staart. Daarvoor is het nodig om breder te kijken. Out-of-the-box.’

Bredere kijk

‘Als business process designer ontwerp ik nieuwe processen en herontwerp ik bestaande. Dat doe ik met 6 collega’s van onze afdeling Business process management (BPM). Wij zijn de bruggenbouwers tussen business en ICT. Voorheen ging een vraag voor een gewijzigde aanpak direct naar onze ICT-collega’s. Zij bouwden een aanpassing in het pakket of de systemen – een extra veld in een formulier, bijvoorbeeld. Maar met de grote veranderingen in onze organisatie is een bredere kijk op digitalisering noodzakelijk. Je wilt niets over het hoofd zien. Geen juridische aspecten, bijvoorbeeld, of klantwensen. Daarom pakken wij het nu anders aan.’

Nieuwe aanpak

‘Is een verbetering of nieuw werkproces nodig, dan starten we eerst met een workshop. Los van de huidige denk- en werkwijze, stippelen we een van kop tot staart gedigitaliseerd proces uit. STP noemen we dat – straight through processing. Aan die workshop doen alle betrokkenen mee, zoals juristen, pensioenspecialisten, productowners, customer journey experts, collega’s van ICT. Vanuit die brede blik maken wij vervolgens een schematische weergave. Pas dan gaan onze ICT’ers aan de slag met de automatisering van het proces.’

‘We slaan de brug tussen business en ICT: via onze workshops kan iedereen bijdragen aan veranderingen’

Soepel proces

‘Soms is het nieuwe wet- en regelgeving die een nieuw proces noodzakelijk maakt. Zoals laatst de Wet waardeoverdracht pensioen: pensioenuitvoerders mogen kleinere pensioenen onder de € 480 niet meer afkopen, maar moeten ze overdragen. Na een workshop en een processchets door ons, realiseerde het ICT-team daar een compleet gedigitaliseerd proces voor. Hoe complex de waardeoverdracht ook was, de uitvoering is uiteindelijk heel soepel verlopen.’

Slim idee

‘Andere verbeteringen krijgen we aangereikt door collega’s die aan ons grote veranderprogramma TKP Connect werken (lees meer). Zoals het aansluiten van een nieuwe werkgever bij een pensioenfonds: hoe kan dat hele werkproces klantgerichter verlopen? En ook verder uit de organisatie komen vragen en suggesties. Zo slaan we de brug tussen business en ICT. Iedereen kan via ons bijdragen aan de verbeteringen. Dat is het mooie aan TKP: heb je een goed idee, dan kan dat zomaar gerealiseerd worden.’